Artículo de Pedro Pichardo. «La Gestión Documental: Pilar fundamental en el Sistema de Gestión de Calidad en la Educación Superior»

Por Pedro P. Pichardo M.

En el contexto de la educación superior, la calidad no solo se mide por la excelencia académica, sino también por la eficiencia en la gestión de la información. La correcta administración de los documentos en una universidad es clave para garantizar transparencia, optimizar procesos y facilitar la toma de decisiones basadas en datos confiables. Un sistema de gestión documental bien estructurado contribuye directamente a la mejora continua y a la consolidación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sólido.

Toda  institución de educación superior, requiere un manejo documental eficiente que permita cumplir con normativas, asegurar la trazabilidad de la información y evitar pérdidas de documentos críticos. Un sistema de gestión documental (SGD) alineado con el SGC permite un flujo de trabajo más ordenado y reduce el margen de error en los procesos administrativos y académicos.

Uno de los principales beneficios de la gestión documental es la reducción de costos asociados a la duplicación innecesaria de documentos, el almacenamiento ineficiente y la pérdida de información. Además, facilita el acceso oportuno a documentos clave, lo que impacta directamente en la eficiencia operativa y en la capacidad de respuesta ante auditorías y requerimientos institucionales.

Asimismo, la implementación de buenas prácticas documentales mejora la seguridad y confidencialidad de la información. En un entorno universitario, donde se manejan expedientes académicos, normativas internas y datos sensibles de estudiantes y docentes, contar con un sistema estructurado evita extravíos, accesos no autorizados y garantiza la conservación de documentos de valor histórico y legal.

El éxito de un SGC en una universidad depende en gran medida de la participación activa del personal en la gestión documental. La capacitación y sensibilización de los empleados sobre la importancia del manejo adecuado de los documentos permite minimizar errores y asegurar que la información se conserve y utilice de manera eficiente en cada departamento.

Por otra parte, la digitalización y automatización de procesos documentales representan una estrategia clave para modernizar la gestión en las universidades. La implementación de tecnologías que permitan la clasificación, búsqueda y recuperación rápida de documentos mejora la productividad y reduce la dependencia de archivos físicos, contribuyendo a una gestión más sostenible y alineada con las tendencias globales.

En conclusión, la gestión documental no es un aspecto aislado dentro de una institución de educación superior, sino un eje central del sistema de gestión de calidad. Integrar adecuadamente estos procesos no solo fortalece la eficiencia y transparencia administrativa, sino que también potencia la capacidad de la universidad para ofrecer un servicio académico de excelencia, fundamentado en información confiable y accesible.

El autor es máster en archivística y gestión documental y docente universitario.